Anadolu AÖF Toplantı ve Sunu Teknikleri Çıkmış Sorular

Ders, toplantı ve sunuların planlanması, yönetimi ve değerlendirilmesini ele alır. Toplantı türleri, mekân ve oturum düzenleri, grup dinamikleri, çatışma, zaman yönetimi ve etkili sunum teknikleri işlenir.

Toplantının amacı, bileşenleri ve aşamaları

• Genel amaçlar: karar almak, sorun çözmek ve katılımcıları motive etmek. Kâr elde etmek amaç sayılmaz.
• Bileşenler: insanlar, içerik, süreç ve amaç. Yöntem bileşen değildir.
• Değerlendirme aşaması deneyimden ders çıkarmayı sağlar; bilgi ve belgelerin saklanması takip aşamasındadır.
• Gündem, amaçlar belirlendikten sonra hazırlanır ve katılımcıları bilgilendirir. Gündemi toplantı başladıktan sonra duyurmak verimi düşürür.
• İş döküm şeması, hazırlık görevlerini hiyerarşik olarak küçük birimlere böler.
• Gizlilik ve sır tutma kuralı Vegas Kuralı olarak anılır.

Toplantı türleri

• Zirve: devlet başkanları, üst düzey liderler ve kurum temsilcilerinin siyasi, hukuki, insani ya da çevresel sorunlar için toplantısı.
• Müzakere toplantısı: farklı görüşlü grupların uzlaşmak için yaptığı kurum içi toplantı.
• Bilgilendirme toplantısı: prosedür ve politika değişikliklerini çalışanlara aktarır.
• Ürün tanıtımı: yeni ürünler çalışanlara, bayilere ve aracılara tanıtılır.
• Problem çözme toplantısı, örneğin makine arızalarının nedenlerini arama, sorunun kaynağını bulmaya yöneliktir.
• Katılımcı sayısı önerisi: problem tanımlama toplantısında en çok 10 kişi.

Katılımcılar, roller ve davet

• 2/3 kuralı: gündemdeki üç maddenin ikisiyle ilgili kişiler çağrılır. Tüm personel çağrılmaz.
• Oturum başkanı gündemi kullanarak süreci yönetir ve akışı kolaylaştırır.
• Teknisyen görev odaklı roldür; arabulucu anlaşmazlıkları yumuşatır.
• Lider konsensüs için kolaylaştırıcı rolünü üstlenir. Zayıf liderlikte birkaç kişi baskın olur, diğerleri devre dışı kalır.
• Sorumluluk verilmeyen üyeler dışlanmış hissedip yıkıcı davranışlara yönelir.
• Tarafsız gözlemci (pasif katılımcı) görüş belirtmeyip köşesine çekilir.

Mekân, oturum düzeni ve bütçe

• Oturum düzenleri: U, banket, sınıf ve daire. X düzeni yoktur.
• Bir günü aşmayan, 10-15 kişilik toplantılarda U düzeni göz temasına imkân verir; 25-30 kişilik eğitimde sınıf düzeni uygundur.
• Oditoryumda oturma düzeni sabittir; esnek düzen çok amaçlı salonlara özgüdür.
• Kurum içi toplantı salonları 10-15 kişiye uygundur.
• Yiyecek ve ikram, katılımcı sayısına göre değişen gider kalemidir.
• Bütçede sponsor katkısı, gelir ve harcama kaynakları yer alır; sponsorların verimliliği yer almaz.
• Kongre ve ziyaretçi büroları şehre kongre çeker, tanıtım ve danışmanlık yapar; otel, yemek ve ulaşım sağlayanlar tedarikçidir.

Sanal toplantılar ve teknoloji

• Telekonferans ses, veri ve görüntülü konferansı kapsar; audio konferans yalnız sestir.
• Veri konferansında katılımcılar ortak veritabanında çalışır.
• E-posta toplantıları eşzamanlı değildir; mesajı görmeyen kişi süreçten habersiz kalır.
• Sanal toplantıda fiziksel varlık yoktur; adla hitap etmek kopukluğu azaltır.
• Wiki ortak içerik düzenletir; blog herkesin okuyabildiği çevrimiçi dergi gibidir.
• Delphi tekniği ile uzmanlar yüz yüze görüşmeden uzlaşır.

Grup, çatışma ve kriz

• Grup gelişim sırası: oluşum, fırtına, düzene girme, performans, dağılma.
• Biçimsel gruplar örgütün önceden belirlenmiş görevler için kurduğu gruplardır.
• Çatışma süreci: olası karşıtlık, algı ve kişiselleştirme, niyetler, davranış, çıktılar.
• Kaybet/kaybet durumunda taraflar karşı taraf kazanmasın diye kendi çıkarlarından da vazgeçer.
• Sosyal kaytarma; adalet algısı, bilinçli çaba azaltma ve katkının görünmemesiyle ortaya çıkar.
• Kriz sistemin temel değerlerini sarsar ama her zaman işletmenin sonuyla bitmez.

Bilgi türleri ve zaman yönetimi

• Açık bilgi söze ya da belgeye dökülebilir, sahibinden bağımsızdır; örtük bilgi (sezgi) kişinin zihnindedir.
• Gereksiz toplantılar kurumsal zaman tuzağıdır.
• Yetki devrinden kaçınma yönetsel tuzak sayılır, bireysel değildir.
• Envanter sistemi ABC'ye benzer, sonuç odaklıdır; işlere hedeflere katkısına göre değer verir.

Sunum teknikleri

• Sunum bileşenleri: planlama (amaç, hedef kitle, strateji, görsel araç) ve içerik hazırlama.
• Bilgi miktarı ve aktarım biçimi kitlenin boyutuna göre belirlenir.
• Beyin fırtınasında fikirler yargılanmadan çok sayıda üretilir.
• İçerik sıralamada kronolojik yöntem zaman içindeki gelişimi, tarihsel yöntem arka plan bilgisini de verir.
• Görsel araçlar basit, görünür, kaliteli ve uygulanabilir olmalı; konuşmayla uyumlu kullanılmalı.
• Renkler dikkat çekmek, vurgulamak ve zıtlık kurmak için kullanılır. Akıllı tahtada yazılanlar kaydedilir.
• Başarılı sunum özgüveni artırır.

Zirve

Devlet başkanı ve üst düzey liderlerin katıldığı toplantı türüdür.

Tarafsız gözlemci

Görüş bildirmeden köşesine çekilen pasif katılımcı davranışıdır.

Delphi tekniği

Uzmanların yüz yüze gelmeden uzlaşıya vardığı karar verme yöntemidir.

Vegas Kuralı

Toplantıda gizlilik ve sır tutmayı öngören kuraldır.

İş döküm şeması

Hazırlık görevlerinin hiyerarşik olarak küçük birimlere bölünmesidir.

Açık bilgi

Söze, sayıya ya da belgeye dökülebilen, sahibinden bağımsız bilgidir.

Örtük bilgi

Deneyime ve sezgiye dayanan, ifadesi güç, kişinin zihnindeki bilgidir.

Biçimsel grup

Örgütün belirli görevler için bilinçli kurduğu gruptur.

Envanter sistemi

İşlere hedeflere katkısına göre değer veren, ABC'ye benzer zaman yönetimi yöntemidir.

Kriz

Sistemin özünde ve temel değerlerinde korku ve karmaşa doğuran durumdur.

Sosyal kaytarma

Bireysel katkı görünmediğinde kişinin çabayı bilinçli azaltmasıdır.

• Zirve, panel, seminer ve konferans karıştırılır: üst düzey liderlerin buluşması zirvedir.
• Problem tanımlama toplantısında üst sınır 10 kişidir; sorularda farklı sayı seçenekleri verilebilir.
• Audio konferans yalnız ses, veri konferansı ortak veritabanı, görüntülü konferans ses ve görüntüdür.
• Olumsuz ifade soruları (değildir, yer almaz) çoktur: etkili toplantıda uzun süre, belirli gündem ve kâr amacı aranmaz.
• Açık bilgi sahibinden bağımsızdır; örtük bilgi sezgi ve deneyimdir. Bu ikisini karıştırma.