Anadolu AÖF Dosyalama Arşivleme Çıkmış Sorular

Ders, örgütlerde belge ve bilgi yönetiminin temelini anlatır: yönetim ve örgütlenme ilkeleri, belge kavramı ve türleri, dosyalama sistemleri, arşivleme, kütüphane ve bilgi merkezleri ile elektronik belge yönetimi bir arada ele alınır.

Yönetim ve örgütlenme

• Yönetim, insanları ortak amaçlar için eşgüdümleyerek başkalarıyla iş görmektir ve bir grup faaliyetidir.
• Planlama işletme faaliyetlerinin başlangıcıdır; örgütleme çalışanlar arasında köprü kurar; denetim gerektiğinde düzeltici önlem alınmasını sağlar.
• İş bölümü ve uzmanlaşma, faaliyetlerin yetenek ve uzmanlığa göre bölümlere dağıtılmasıdır.
• Bürokrasi yaklaşımı klasik yönetim kuramındadır; davranışsal kuram çalışanları ve demokratikleşmeyi merkeze alır.
• Örgütün aşırı büyüyüp çevre değişimine geç tepki vermesi behemot sendromudur.
• Toplam kalite yönetimi kullanıcı memnuniyetini, standartlara uyumu ve sürekli gelişmeyi esas alır.

Veri, bilgi ve belge kavramları

• Veri ham gerçeklerdir; işlenince enformasyon olur ve bilgiye erişimde yol gösterir.
• Örgüt içi iletişim ve faaliyetlerden doğan yazılı ve basılı evrak belgedir.
• Kurumun işleyişinde ortaya çıkan ya da yararlanılan bilgi kaynakları dokümandır.
• Belgeler üretildikleri yere göre sınıflanır; resmi belgeler bunlardan biridir.
• Kullanım sıklığına göre pasif belgeler nadiren gereksinim duyulanlardır.

Tarihsel gelişim ve bilgi merkezleri

• Yazının icadı bilgi ve belge merkezlerinin başlangıç noktasıdır.
• Kronikler olayları zaman sırasıyla kaydeden tarih yazılarıdır.
• Kütüphane, bilgi değeri taşıyan dokümanları toplayıp düzenleyen, kullanıma açan ve ödünç veren kurumdur.
• Sağlama hizmetleri kütüphanelerde işlem birimlerinin teknik hizmetidir; derme geliştirme bilgi kaynaklarının seçilip sağlanmasıdır.
• Türkiye'de bu kurumların işletme olarak incelenmesi 1970'lerden sonra başlamıştır.
• Bilgi profesyonelleri bireylere, işverene, topluma ve mesleğe karşı sorumludur.

Belge yönetimi ve yaşam döngüsü

• Belge yönetimi belgenin oluşturulması, korunması, kullanılması, arşivlenmesi ve imhasını kapsar.
• Yaşam döngüsü modeli belgenin üretiminden arşive kadarki sürecini beş evrede ele alır.
• Sürecin son aşaması imhadır; ayıklama ve imha düzenleme evresinde yapılır.
• Kayıt yönetiminin hedeflerinden biri kayıt oluşturmadır; amacı kodlama sistemi çoğaltmak değildir.
• Kodlama sistemi sayısını artırmak kayıt yönetiminin yararı sayılmaz.

Dosyalama ve dosya planı

• Dosyalama, belgelerin amaca uygun ve standartlara göre düzenli saklanmasıdır; ilk adım belgenin dosyalanabilirliğidir.
• Dosya planında kurum adı bulunur; faaliyetler çoğaldıkça plandaki başlıklar da çoğalır.
• Belgenin hangi dosyada yer alacağını belirleyen ölçüt koddur.
• Faaliyet yapısına göre kurulan planlarda konu adlarına göre dosyalama kullanılır.
• Desimal sistem numaralı dosyalama sistemidir.
• İyi sistem basit, kullanışlı, ekonomik ve tutarlıdır.
• Fihrist, dosyanın yerini bulmaya veya belgeyi yerleştirmeye yarayan haritadır.

Örgütleme yöntemleri ve dosyalama araçları

• Merkezi örgütlemede tüm dosya işlemleri tek birimden yürür.
• Yerinden örgütlemede aynı içerikli dosyalar birimlerde habersizce güncellenebilir.
• Açık seride belgeler tasnif düzeni bozulmadan raflarda yer değiştirebilir.
• Dolap, kasa, dosya ve klasör klasik araçlardır; veritabanı değildir.
• Harita ve plan çalışan ofisler yatay çekmeceli dolap seçer.

Arşiv ve saklama süreleri

• Arşiv, işlemi bitmiş belgelerin düzenli saklandığı yerdir.
• Harita ve planlar kartografik arşivlerde bulunur.
• Teslimde alındı belgesi kullanılır.
• Saklama süresine göre dosyalar: imha süresine göre saklanacaklar, süresi belirsizler, kaç yıl saklanacağı belli olanlar, daimi saklanacaklar.
• Tarihsel değeri olan malzemeler daimi saklanır.

Elektronik belge ve dijitalleşme

• Dijitalleştirme, kâğıt belgenin taranıp elektronik ortama aktarılmasıdır.
• Elektronik imzada kimlik doğrulama ve onaylama, mesaj ile göndericinin geçerliliğini güvenceler.
• TS13892 elektronik belge yönetiminde üstveri kullanımını önerir.
• Bulut depolama, sağlayıcıların sanal işlettiği veri saklama alanıdır.
• Ölçeklenebilirlik, kaynak arttıkça sistemin kapasitesinin yükselebilmesidir.
• Entegrasyon, EBYS'te sistemlerin bütünleşip uyumla çalışmasıdır.
• Seçme bilgi yayımı, elektronik araçlarla kullanıcıya gereken bilgiyi seçip ulaştırır.

Belge

Örgüt içi iletişim ve faaliyetlerin ürünü olan yazılı ve basılı evrak.

Doküman

Kurumun işleyişinde ortaya çıkan ya da yararlanılan bilgi kaynağı.

Veri

Henüz işlenmemiş ham gerçekler.

Enformasyon

İşlenmiş veri; bilgiye erişimde rehberlik eder.

Organizasyon

İşletme yapısını kuran ve faaliyetlerin düzenli yürümesini gerektiren planların bütün olarak işlediği ilişkiler topluluğu.

Behemot sendromu

Aşırı büyüme nedeniyle örgütün hantallaşıp değişime geç yanıt vermesi.

Normatif

Kural koyan, düzgüsel anlamına gelir.

Rasyonellik

Akla uygun olan, aklın ilkelerine dayanan.

Kod

Belgenin hangi dosyada yer alacağının belirlenmesiyle ortaya çıkan ölçüt.

Fihrist

Dosya konumunu bulmaya veya belge yerleştirmeye yarayan harita niteliğinde araç.

Derme geliştirme

Bilgi kaynaklarının belirlenip temin edilmesi süreci.

Dijitalleştirme

Basılı belgenin taranarak elektronik ortama aktarılması.

• Planlama başlangıç işlevidir, örgütleme köprü işlevidir, denetim düzeltici önlem işlevidir; bunlar karıştırılmamalı.
• Veri ham, enformasyon işlenmiş haldir; belge ile doküman ayrı kavramlardır.
• Merkezi örgütlemede tek birim, yerinden örgütlemede ayrı birimler ve habersiz güncelleme sorunu vardır.
• Olumsuz kökte 'hangisi yer almaz' sorularında kütüphane işleri (kataloglama, sağlama) ile dosyalama/yönetim kavramlarını ayırmak gerekir.
• Yaşam döngüsünde en son basamak imhadır; ayıklama ve imha düzenleme evresindedir.