Anadolu AÖF Yönetici Asistanlığı Çıkmış Sorular

Yönetici Asistanlığı dersi, sekreterlik mesleğinin tarihsel gelişimini, asistanın görev ve kişisel nitelikleriyle iletişim becerilerini, ofis işlerini (randevu, toplantı, seyahat, dosyalama) ve meslek etiğini ele alır.

Meslek, tarihçe ve sekreter türleri

• Sanayi devrimi öncesinde kâtiplik işleri okuma yazma bilen erkeklerde idi; kadınlar eğitimden uzak tutulup niteliksiz işlerde çalıştırılıyordu.
• Kadınların bu alanda çalışmak istememesi, erkek egemenliğinin nedenleri arasında sayılmaz; fırsat tanınmıyordu.
• Basın sekreteri gazete ve dergilerde genel işlerin yanında haber metinlerini yazıya geçirir, sayfa tasarımına destek verir.

Yönetici asistanının rolü ve görevleri

• Gatekeeper (eşik bekçisi): yöneticinin yerine arama ve randevuyla ilgilenen, ziyaretçi ve telefonları eleyen süzgeç rolüdür.
• İyi asistan gereksiz görüşmeleri eler, sorunları sahiplenir, gerektiğinde yapıcı eleştiri yapar; her söyleneni onaylamaz.
• Maaş bordrosu hazırlamak asistanın görev alanına girmez.
• Yöneticinin boş saatlerini bilmemek, zaman yönetimine destek olunamadığını gösterir.
• Yöneticinin görev tanımını da incelemek sorumluluk sahibi olmanın göstergesidir.

Kişisel nitelikler, imaj ve kariyer

• Öz imaj kişinin kendini görüşüdür; algılanan imaj çevrenin kişiyi zihninde nasıl canlandırdığıdır.
• İlk karşılaşmada hemen verilen yargıya öncelikli etki (ilk izlenim) denir.
• Sağlık kendiliğinden var sanılır; oysa beslenme, uyku ve stres yönetimiyle korunması gerekir.
• Kurum içi kariyer danışmanlığında rehberlik etme aşaması kişinin kendini tanımasına, güçlü ve zayıf yönlerini keşfetmesine yardım eder.
• İşverenin ihtiyaç duyduğu kurs ve programların eğitim kurumlarına aktarılması geri besleme faaliyetidir.

İletişim

• Aynı hiyerarşi düzeyindekilerin iletişimi yataydır; emir ve raporlar dikey iletişimdir.
• Mesajı alıcının yaşına, öğrenimine, kültürüne ve duygu durumuna göre biçimlendirmek kodlama (şifreleme) becerisidir.
• Etkili konuşmanın dayanağı etkili dinleyebilmedir.
• Telefonda olumsuz duyguların sese yansımaması gerekir; gülen yüz etiketi duygusal sızıntıyı önlemeyi hatırlatır.
• Randevusuz ziyaretçide öncelikle ziyaretçinin ismi ve ziyaret nedeni öğrenilir.

Yazılı iletişim ve belgeler

• Yazı hazırlarken içerik ve karşı tarafta bırakılacak etki düşünülür; zaman bilgisi içerikle ilgili soru değildir.
• Nitelikli iş yazısı için edebi dil gerekmez; sade ve açık anlatım esastır.
• Yazışmada 'en kısa sürede' ve 'mümkün olduğunca erken' gibi belirsiz süre ifadelerinden kaçınılır; kesin tarih verilir.
• Belge, bir olayın gerçekleştiğini kanıtlayan yazı, fotoğraf, film, disk gibi tüm bilgi kaynaklarıdır.

Randevu, toplantı, seyahat ve dosyalama

• Öncelikleri belirlemek, farklı işlerin hangi sırayla yapılacağına karar vermektir.
• Sekreter ve yöneticinin ajandalarının aynen işlenmesi ajandalarda paralelliktir.
• Gündem toplantıdan önce katılımcılara verilir; amaç, yer, gün, saat ve madde sırasını içerir.
• İş seyahatlerinin sıklığını işin özelliği ve yöneticinin örgütteki yeri belirler.
• Seyahat dosyasında kredi kartı bulunmaz; rezervasyon internet, telefon ve faksla yapılır.
• Alfabetik dosyalama kişi veya kurum adlarına göre A'dan Z'ye sıralar; en yaygın ve basit sistemdir.

Takım çalışması ve etik

• Alınan kararların uygulanmaması başarısız takımın gerçekleşmemiş kararlar özelliğidir.
• Normatif ahlâk olması gerekeni, betimleyici ahlâk insanların gerçekte nasıl davrandığını inceler.
• Etiğe kayıtsız yönetim örgütü kapalı sistem gibi yönetir, yalnız yasa ve şirket çıkarına bakar, toplumsal değerlere kulak tıkar.
• Etik kodların retorik oluşturma işlevi, meslek algısını ve itibarını simgesel anlatımlarla şekillendirmeyi hedefler.

Algılanan imaj

Çevrenin kişiyi gözlemleyerek zihninde oluşturduğu görüntüdür.

Öncelikli etki

İlk karşılaşmada saniyeler içinde verilen kalıcı yargıdır.

Gatekeeper

Yöneticiyi dış dünyaya karşı koruyan, ziyaretçi ve aramaları eleyen sekreter rolüdür.

Kodlama (şifreleme)

Kaynağın düşüncesini alıcının çözebileceği sözcük, sembol veya beden diline çevirmesidir.

Yatay iletişim

Eşit düzeydeki çalışanların işi koordine etmek için kurduğu iletişimdir.

Gündem

Toplantının amaç, yer, zaman ve görüşülecek maddelerini gösteren yol haritasıdır.

Ajandalarda paralellik

Randevuların sekreter ve yönetici ajandalarına aynı biçimde işlenmesidir.

Alfabetik dosyalama

Evrakın ad veya kurum adına göre A'dan Z'ye saklanmasıdır.

Normatif ahlâk

Nasıl davranılması gerektiğini ve kuralları inceleyen ahlâk anlayışıdır.

Retorik oluşturma

Etik kodların mesleğin toplumsal görüşünü simgesel ifadelerle biçimlendirme işlevidir.

Gerçekleşmemiş kararlar

Alınıp uygulamaya dönüşmeyen, kâğıtta kalan kararlardır.

• Öz imaj ile algılanan imaj karıştırılmamalı: biri kişinin kendi görüşü, diğeri çevrenin görüşüdür.
• Yatay iletişim eşit düzeyler arasında, dikey iletişim üst-ast arasındadır.
• Normatif ahlâk 'ne olmalı', betimleyici ahlâk 'ne oluyor' sorusunu yanıtlar.
• 'Yer almaz' ve 'sayılmaz' kökünde sorularda yanlış olanı seçmeye dikkat edilmeli (ör. kredi kartı, edebi dil, maaş bordrosu, eleştiriden kaçınma).
• Gündem toplantıdan önce hazırlanan belgedir; yazışmalarda belirsiz süre ifadeleri yerine kesin tarih kullanılır.