AUZEF Satın Alma ve Malzeme Yönetimi Çıkmış Sorular

Ders, sağlık kuruluşlarında malzeme ve ilacın tedarik zinciri içinde nasıl temin edildiğini, depolandığını ve izlendiğini anlatır. Stok kontrolü, hastane otomasyonundaki taşınır mal modülü, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve satın alma otomasyonu ana başlıklardır.

Tedarik zinciri ve lojistik

• Hastanelerin temel amacı, hastaların sağlık durumunu iyileştirecek hizmeti sunmaktır.
• Tedarik zinciri iyi yönetilince bilgi, materyal ve para akışı da yönetilebilir; kurumun kalıcılığı güçlenir.
• Ürünü veya hizmeti geliştiren, üreten ve sağlayan unsur tedarikçidir.
• Tehlikeli olmayan atıkların elden çıkarılması tıbbi süreç değil, destek süreci lojistiğidir.
• Ulusal Bilgi Bankası, ilaç ve tıbbi cihazı üretimden son kullanıcıya kadar izlemeyi sağlar.

Stok kontrol teknolojileri

• Barkod, farklı kalınlıktaki çizgi ve boşluklardan oluşur; veriyi hatasız ve otomatik biçimde aktarır.
• Pasif RFID etiketinde pil yoktur, okuyucunun enerjisiyle çalışır ve en ucuz türdür.
• Yarı pasif RFID küçük pile sahiptir; gelen sinyalin gücüne bağımlı değildir, okuma alanı geniş ve güvenilirdir.
• Aktif RFID kendi güç kaynağıyla yanıt sinyali üretir; performansı ve maliyeti yüksektir.

Stok seviyeleri ve stok yönetimi

• Stok asgari (minimum) düzeye inince yeniden satın alma süreci başlar.
• Asgari ve azami stok sınırları etkin ve verimli stok yönetimi için belirlenir.
• Üst stok sınırı fazla stoklamayı ve yüksek stok maliyetini önler.
• Stok seviyesi hesaplama ekranı, dönemsel ortalama tüketime göre asgari ve azami düzeyi hesaplar.
• Etken madde için stok düzeyi tanımlamak hekim tercihini engellemek amacı taşımaz.

HBYS taşınır mal modülü

• Gözlem ekranlarında malzeme hareketleri izlenir ve raporlanır; personel izin durumu bu ekranlardan değildir.
• Depo giriş ve çıkışları taşınır işlem fişiyle kaydedilir; fişi taşınır kayıt kontrol yetkilisi düzenler.
• Tüketim, iade veya devir nedeniyle çıkışlar taşınır hareketleri çıkış işlemi ekranında kaydedilir; satın alma çıkış nedeni değildir.
• Demirbaşın kullanan personelin sorumluluğuna verilmesi zimmet yapmadır; zimmetli belgeler zimmet fiş listesinden raporlanır.
• Miad durum ekranında son kullanma tarihi geçen kalemler kırmızı görünür.
• Sözleşme yapmak taşınır mal modülünün değil, satın alma sürecinin işlemidir.

Tanımlama ekranları

• İlaç tanımında ihale komisyon üyeleri gibi ihale süreci bilgileri yer almaz.
• Malzeme tanımında muayene tarihi bulunmaz; o bilgi muayene kabul sürecine aittir.
• Taşınır hareket giriş kaydında mutemet adı soyadı gerekmez.

Satın alma birimi ve mevzuat

• Satın almada doğru zaman, kalite, fiyat ve miktar esastır; hep tek kaynaktan alım sorumluluk değildir.
• Kamu alımlarının kurallarını 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu belirler.
• İdare rekabeti engellemekle değil, rekabeti sağlamakla yükümlüdür.
• İhale sonunda sözleşme imzalanan istekli yüklenicidir; sözleşme taraflar arasındaki yazılı uzlaşı belgesidir.
• Ödenek verilen harcama biriminin en üst yöneticisi harcama yetkilisidir.
• Teklifle birlikte sunulan geçici teminat, teklif bedelinin en az yüzde 3'ü olmalıdır.

Satın alma süreci ve risk

• Depo yönetimi ve stok yönetimi satın alma sürecinin ana aşamaları arasında sayılmaz.
• Sözleşme yapılması ihalenin gerçekleştirilmesi aşamasının kapsamı dışında tutulur.
• İhale dökümanının oluşturulması sözleşme yönetimi adımı değildir.
• Siparişlerin karşılanamaması riski çoğunlukla tedarikçi seçimi aşamasında doğar.
• İhale onay belgesini hazırlayıp onaya sunmak gerçekleştirme görevlisinin işidir.

Satın alma otomasyonu

• Otomasyon, iş akışlarının kişilere bağımlılığını azaltmayı amaçlar.
• Firma kodu, firma bilgilerinin birbirine bağlı kalmadan ayrı kullanılmasını sağlar.
• Kurum içi veya dışından gelen istek yazıları gelen evrak ekranına kaydedilir.
• Evrakın ayrıntıları evrak sorgulama ekranından görülür.
• Satın alma isteğinde ihale tarihi zorunlu değildir; yaklaşık maliyet ekranında sözleşme tarihi yoktur.
• İhale kartında kesin teminat tutarı şart koşulan bilgilerden değildir.

Tedarikçi

Tedarik zincirinde ürünü veya hizmeti geliştiren, üreten ve sağlayan taraftır.

Barkod

Çizgi ve boşluklardan oluşan, veriyi otomatik ve hatasız aktaran kodlama yöntemidir.

Pasif RFID

Pili olmayan, okuyucu enerjisiyle çalışan en düşük maliyetli etikettir.

Yarı pasif RFID

Küçük pili olan, sinyal gücüne bağımlı olmayan ve geniş okuma alanlı etikettir.

Aktif RFID

Kendi güç kaynağıyla yanıt üreten, yüksek performanslı ve pahalı etikettir.

Ulusal Bilgi Bankası

İlaç ve tıbbi cihazın üretimden son kullanıcıya kadar izlenmesini sağlayan ulusal sistemdir.

Taşınır işlem fişi

Depoya giren ve çıkan tüm malzemelerin kaydedildiği belgedir.

Zimmet

Demirbaşın kullanan personelin sorumluluğuna verilmesi işlemidir.

Asgari stok seviyesi

Altına inildiğinde yeniden satın alma sürecini başlatan en düşük stok düzeyidir.

Harcama yetkilisi

Ödenek verilen harcama biriminin en üst düzey yöneticisidir.

Yüklenici

İhale sonunda idareyle sözleşme yapılan istekli kişidir.

Geçici teminat

Teklifle birlikte verilen ve teklif bedelinin en az yüzde 3'ü olan güvencedir.

• Pasif, yarı pasif ve aktif RFID ayrımı pil varlığı ve maliyet üzerinden yapılır; pilsiz ve en ucuz olan pasiftir.
• Minimum stok seviyesi yeniden sipariş sürecini başlatır; maksimum seviye ise fazla stoklamayı önler.
• Girişe yol açan satın alma ile çıkış nedenleri olan tüketim, iade ve devir birbirine karıştırılmamalıdır.
• Hangi bilginin hangi sürece ait olduğuna bakılmalı: ihale ve sözleşme bilgileri tanımlama ekranlarına, muayene tarihi muayene kabule aittir.
• Olumsuz kökte yer almayan seçenek aranır; kalıcı kazanım, rekabet ve kişiye bağımlılığın azalması gibi olumlu sonuçların tersi yanlış seçenektir.